Betere vergader uitkomsten krijg je zo!


Als ik op een feestje vertel dat ik die dag veel vergaderingen heb gehad, dan weet ik wat ik kan verwachten aan reacties. Geen jaloerse of geïnteresseerde blikken, maar een wat vermoeide en kritische blik: zonde van je tijd. Wie echter bewust is van verschillende processen tijdens een vergadering, kan het een stuk effectiever worden, en (niet onbelangrijk): een stuk leuker!
 
Emoties
Als OR-lid vergader je niet om het vergaderen. Je hebt weinig tijd en tegelijkertijd moeten er veel knopen doorgehakt worden. Je wilt dus snel veel concrete resultaten boeken. Structuur lijkt dan het codewoord en is het er maar op los roepen of emoties tonen tijdens vergaderingen een taboe. Toch zou je door zó te vergaderen meer kunnen bereiken.
 
Extreme beslissingen
Wist je dat je als individu milder bent in je keuzes dan in een groep? Uit onderzoek blijkt dat groepen extremere keuzes maken. Deze neiging kan twee kanten op gaan: feller of juist voorzichtiger. Dit wordt groepspolarisatie genoemd. Groepsleden hebben de neiging om hun mening af te stemmen op elkaar. Als een groepsidee dominant wordt, zal dit idee door deze ‘afstemming’ in versterkte vorm de hoofdbeslissing worden.
 
Eerste standpunt
Ten tweede blijkt dat wat als eerste als groepsoplossing wordt genoemd dat dit als hoofdstandpunt ‘geankerd’ wordt. Hierna worden in de discussie voornamelijk argumenten gekozen die dit eerste standpunt moeten bevestigen en zoekt men zelfs argumenten om dit beeld te versterken. Al met al sta je minder rationeel in een vergadering dan je wellicht denkt, omdat je als groepslid anders met zaken omgaat dan alleen.
 
Halsstarrige OR
Bij een OR wordt dit effect nog verder versterkt als een OR onder druk gezet wordt. In stressvolle situaties kan de neiging ontstaan om de rangen te sluiten rondom een eerder genomen beslissing. Er ontstaat dan druk binnen de OR dat alle leden de beslissing blijven steunen; of de informatie die haaks staat op de beslissing, niet wordt geaccepteerd. Of, zelfs als de uitkomst duidelijk maakt dat de beslissing niet goed was, blijft men vasthouden aan de eerder genomen beslissing. Het gevolg is een klassieke OR die zich halsstarrig opstelt.
 
Individuele kennis
Beide krachten, groepspolarisatie en groepsdenken, hebben een verwoestende invloed op het delen van kennis in de groep. Dit komt doordat belangrijke individuele kennis die van belang zou zijn voor een besluit, genegeerd wordt als deze niet bij de al gekozen oplossing hoort. De kwaliteit van het besluit wordt daarmee een stuk lager. Simpelweg omdat niet alle relevante factoren zijn besproken.
 
Brainstormen
Beter is het om de vergadering zó in te richten dat je bij het bespreken van een probleem zo veel mogelijk verschillende gezichtspunten genoemd worden. Dat doe je door brainstormtechnieken, die als doel hebben om zoveel mogelijk ideeën uit een groep te laten komen. Het gaat in eerste instantie niet om de hoogste kwaliteit – dat werkt competitief – maar om de grootste kwantiteit: veel visies en ideeën! Brainstormsessies saai? Je kunt meerdere rollen over verschillende deelnemers verdelen.
 
Spannender en effectiever vergaderen
En dat is maar één manier. Zo zijn er meerdere methodes waardoor je als OR effectiever kunt vergaderen. Odyssee Medezeggenschap heeft verschillende methodieken die je kunt leren waardoor je uiteindelijk veel tijd kunt besparen. Effectief vergaderen is één van de drie trainingen die in een aantrekkelijke pakket wordt aangeboden in juli en augustus.

Check hoe je nog meer tijd kunt besparen!





Wilt u meer informatie?
Vul uw gegevens in
en wij nemen geheel vrijblijvend
contact met u op
Naam *
Telefoon nr. *
E-mailadres *
Bedrijfsnaam *